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Datenschutzerklärung


Einleitung

Die Akris AG sowie deren verbundenen Gesellschaften (nachfolgend «Akris» oder «wir») informieren hiermit, welche personenbezogenen Daten verarbeitet und für welche Zwecke sie genutzt werden, an wen sie weitergegeben werden und welche Rechte die betroffenen Personen bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

Wir erheben die meisten Personendaten grundsätzlich direkt von Ihnen. Zudem generieren wir im Verlaufe des Bewerbungsprozesses oder Arbeitsverhältnisses weitere Personendaten. Es kann aber auch vorkommen, dass wir Personendaten von Ihnen bei einem Dritten beschaffen, z.B. um eine Referenz von Ihnen einzuholen, sofern wir Ihr Einverständnis dazu erhalten haben.

Verantwortlichkeit

Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung der Personendaten im Sinne des DSG ist:

Akris AG
Felsenstrasse 40
CH-9000 St. Gallen
+41 71 227 77 22
www.akris.com

Sie erreichen die für den Datenschutz verantwortliche Person unter:

Martin Breu
Telefon: +41 227 79 56
E-Mail: martin.breu@akris.com

Datenkategorien

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten über Sie in Ihrer Rolle als Mitarbeitenden oder Stellenbewerbenden, welche für die Durchführung unseres Auftrages mit Ihnen erforderlich sind. Diese können – soweit rechtlich zulässig und notwendig – auch besonders schützenswerte Personendaten enthalten. Grundsätzlich verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

  1. persönliche Daten und Kontaktinformationen: Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Familienangehörige, Kinder, Foto, Notfallkontakt, Geburtsort, Nationalität, Militärstatus, Angaben über Vorstrafen, Betreibungen, Arbeits- oder Aufenthaltsbewilligung
  2. Bewerbungen, Ausbildung, Weiterbildung und Qualifikationen: Lebenslauf, Ausbildung und Diplome, Referenzen und Arbeitszeugnisse, Zielvereinbarungen sowie Beurteilungen oder Berichte aus externen Analysen wie Assessments
  3. Angaben im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses: Stellenbeschreibung, Arbeitsvertrag, Funktions- und Hierarchiestufe, Korrespondenz mit Ihnen, Gesprächsprotokolle, Ausbildungsvereinbarungen, geschäftliche Reisedaten (z.B. Flug- und Zugtickets, Hotelreservationen etc.), Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Geschäftskontakte der Mitarbeitenden, Mitgliedschaften und Vertretungen in Vereinen und anderen Organisationen und Gremien, Ferien- und Krankheitstage, Arztzeugnisse, Angaben zu etwaigen besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit Arbeitsplatz und Arbeit, Telefonate und sonstige Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Kommunikationssystemen, Log-in-, Directory- und Account-Daten der Systeme von Akris und weitere Angaben im Zusammenhang mit diversen Anwendungen, Angaben für Zugangskontrollsysteme und deren Aufzeichnungen (Logs) sowie Aufzeichnungen von Kameras in Gebäuden
  4. Salär, Zahlungen und sonstige Vergütungen: Bankangaben, Lohnbuchhaltungsdaten, Boni, Spesen und sonstige Vergütungen sowie Abrechnungen. Daten im Zusammenhang mit der Durchführung der Sozialversicherungen (AHV, FAK, BVG, UVG, KTG)
  5. geschäftliche Unterlagen, die Rückschlüsse auf die Mitarbeitenden ermöglichen: E-Mails (auch allfällige private E-Mails, welche die Mitarbeitenden über ihre E-Mail-Adresse erhalten oder versenden), Protokolle, Berichte, Formulare, Memoranden, Aktennotizen, Verträge, Präsentationen und andere Geschäftsdokumente

Für welche Zwecke bearbeiten wir Personendaten?

Wir verarbeiten Ihre Personendaten ausschliesslich für die Zwecke, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis mit Ihnen oder dem Bewerbungsprozess notwendig sind. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:

  1. Prüfung von Bewerbungsunterlagen und der Eignung einer Person, einschliesslich Überprüfung von Referenzen, Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und periodische Wiederholung solcher, sofern dies für die Stelle erforderlich ist
  2. Personalverwaltung betreffend Eintritts- und Austrittsformalitäten und -prozesse, Absenzen- und Ferienmeldungen (inkl. Unfall- und Krankheitsberichte), Lohnabrechnungen und -auszahlungen, Antrag auf Weiterbildungen, Antrag auf Kinderzulagen
  3. Erfüllung des Arbeitsvertrags und damit verbundene Verpflichtungen wie Arbeitsreferenzen, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Kündigungen, Qualifikationen, Karriereplanung, Ermittlung der Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Identifikation und Authentifikation im Zusammenhang mit Zugangskontrollen, Durchführung von Versicherungen, Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen, Meldungen an staatliche Stellen sowie Disziplinarmassnahmen
  4. verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Personendaten wie die Organisation von Geschäftsreisen, Kundenanlässe, Teilnahme an Anlässen und in Vereinen, Vertretungen, Kontaktperson in Stellenausschreibungen, sozialen Netzwerken, Organisationen und weiteren Gremien, Abrechnung von Leistungen Dritter (z.B. Mobiltelefonie), Inhalte für Internet, Intranet und andere Publikationen, z.B. Verzeichnisse von Mitarbeitenden, Personalinformationen, Erteilung von Referenzen, Organisation und Durchführung von Firmenanlässen, Fotografien von solchen Anlässen, Tätigkeiten im Zusammenhang mit speziellen Anlässen, z.B. Geburtstage, Geburten, Jubiläen
  5. Statistiken wie beispielsweise Statistiken zur Belegschaft, nicht personenbezogene Statistiken zur Arbeitsleistung, Statistiken über die Nutzung der Ressourcen von Akris (Systeme, Intranet, Gebäude), anonymisierte Statistiken für das Bundesamt für Statistik wie die Beschäftigungsstatistik und Lohnstrukturerhebung
  6. Sicherheit und Sicherstellung des Betriebs wie etwa die Arbeitsplatzsicherheit, Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen, Sicherheit und Betrieb der Systeme, Schutz der Daten, Supporthotlines, Geheimnisse und Vermögenswerte von Akris
  7. Untersuchungen, Compliance und Rechtsverfahren für die Aufklärung von möglichem Fehlverhalten, nötige Überwachungs- und Untersuchungsmassnahmen im Rahmen von gesetzlichen und anderen Vorschriften und internen Regeln, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
  8. Verkauf oder Kauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen

Datenweitergabe

Wir geben Ihre Personendaten nur jenen Stellen weiter oder machen diese nur Dritten zugänglich, soweit diese für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötiget werden. Dazu gehören auch Daten, die Sie selbst generieren, wie beispielsweise E-Mail-Korrespondenz mit einem externen Lieferanten oder Kunden.

Wir geben Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke und gestützt auf einer rechtlichen Grundlage grundsätzlich an folgende Kategorien von Dritten weiter (nachfolgend alle gemeinsam «Empfänger» genannt):

  1. Dienstleistungserbringer, welche die Personendaten im Auftrag und auf Anweisung von Akris bearbeiten (sog. Auftragsbearbeiter, wie z.B. IT-Firmen im Bereich Wartung und Support, die Zugriff auf IT-Systeme erhalten, Anbieter von externem Speicherplatz oder Outsourcing-Partner)
  2. weitere Gruppengesellschaften von Akris
  3. Kunden, Händler, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner
  4. Versicherungen, Finanzinstitute, Ämter und Behörden
  5. Branchenorganisationen, Verbände und weitere Gremien
  6. Öffentlichkeit, einschliesslich Besucher von Websites und sozialen Medien
  7. Gerichte, Schlichtungsstellen, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Anwälte und andere Parteien in potenziellen oder tatsächlichen Gerichtsverfahren, wenn dies zur Einhaltung von Gesetzen oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten oder Rechtsansprüchen erforderlich ist
  8. künftige Arbeitgeber der Mitarbeitenden, Vermieter und andere Dritte, denen Akris Referenzen über die Person erteilen soll (sofern wir vorgängig Ihre Zustimmung dazu erhalten haben)

Die Empfänger sind verpflichtet, die Vertraulichkeitspflicht sowie das anwendbare Datenschutzrecht jederzeit vollumfänglich einzuhalten und die geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen umzusetzen, um die Personendaten zu sichern und diese gegen eine unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung, einen unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen.

Datenweitergabe ins Ausland

Akris verarbeitet und speichert die Personendaten grundsätzlich auf Servern in der Schweiz. Sofern notwendig und gesetzlich zulässig, übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Empfänger, die ausserhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraums liegen, in ein Land, welches keinen angemessenen Datenschutz gewährleistet. Werden Personendaten in ein Land ohne angemessenen Datenschutz übermittelt, so gewährleisten wir einen angemessenen Schutz mittels Einsatz hinreichender Garantien, wie beispielsweise auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln, von verbindlichen internen Datenschutzrichtlinien, oder stützen uns auf gesetzliche Ausnahmebewilligungen für bestimmte Fälle, wie beispielsweise die Einwilligung der Mitarbeitenden, sofern dies für die Erfüllung des Arbeitsvertrags notwendig ist oder für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

Beachten Sie bitte auch, dass Daten, die über das Internet ausgetauscht werden, häufig über Drittstaaten geleitet werden. Ihre Daten können daher auch dann ins Ausland gelangen, wenn sich Absender und Empfänger im gleichen Land befinden.

Datensicherheit

Akris trifft angemessene Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.

Zu den Sicherheitsmassnahmen technischer und organisatorischer Natur gehören z.B. Massnahmen wie E-Mail-Verschlüsselung, der Einsatz von VPN, Zugriffs- und Zutrittsbeschränkungen, die Speicherung von Sicherheitskopien, Weisungen an unsere Mitarbeitenden und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Wir können aber nur Bereiche sichern, die wir kontrollieren können. Wir verpflichten auch unsere Auftragsbearbeiter dazu, angemessene Sicherheitsmassnahmen zu treffen.

Datenaufbewahrung

Akris bewahrt Personendaten grundsätzlich nur so lange auf, als dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Darüber hinaus verarbeiten wir und bewahren Personendaten für eine längere Dauer auf, soweit wir dazu verpflichtet sind (z.B. aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten) oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben (z.B. aus Beweisgründen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bis zum Ablauf der Verjährungsfristen, die in der Regel fünf bis zehn Jahre betragen können).

Betroffenenrechte

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Personendaten, die Sie betreffen:

  1. auf Auskunft darüber zu erhalten, welche Personendaten wir von Ihnen speichern und wie wir diese bearbeiten
  2. auf Herausgabe einer Kopie Ihrer Personendaten in einem gängigen Format
  3. auf Berichtigung Ihrer Personendaten
  4. auf Löschung Ihrer Personendaten

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, wenden Sie sich bitte schriftlich an die unter Ziffer 2 aufgeführten Verantwortlichen. Beachten Sie bitte, dass für diese Rechte Ausnahmen gelten. Soweit rechtlich zulässig, können wir Ihre Anfrage zur Ausübung dieser Rechte ablehnen.

Eine erteilte Einwilligung in die Bearbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Bearbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Löschen von Bewerbendendaten

Im Falle einer Absage zu Ihrer Bewerbung werden Ihre Daten automatisch 90 Tage nach Erhalt der Absage unwiderruflich gelöscht. Eine Ausnahme dazu ist, wenn auf unsere Anfrage hin Ihre ausdrückliche Einwilligung für die Aufnahme in unseren Talentpool vorliegt. Wir werden immer Ihre Einwilligung einholen, bevor wir Ihre Bewerbungsunterlagen in unseren Talentpool aufnehmen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Akris kann die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Falls erhebliche Veränderungen vorgenommen werden, werden wir darüber in geeigneter Weise informieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.

 

Version vom September 2023

 

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